Por: Cayo Betancourt
cayobetancourt@gmail.com – @cayobetancourt
Una de las preguntas más comunes frente a la relación vida trabajo es la cantidad de tiempo disponible para las actividades fuera del horario laboral, las cuales podrían incluir el tiempo con la familia, gimnasio y diversión entre otras. Algunas personas indican que sus actividades diarias no les permiten tomar tiempo para descansar o realizar otro tipo de actividades, no discutiremos otros factores como el desplazamiento al trabajo y los compromisos extralaborales. Partiendo de la premisa que la cantidad de trabajo asignado o recibido está dentro de lo normal y no existe una sobrecarga de este, vamos a discutir las opciones posibles para mejorar la productividad y tener en consecuencia una relación vida trabajo más saludable.
Primero es importante validar la agenda, y se recomienda gestionarla de acuerdo con nuestra disponibilidad frente a las actividades importantes cada día. Por ejemplo, separar espacios en el calendario para actividades que requieran concentración y estén relacionadas con un entregable, en este caso podría tratarse de preparar un reporte, presentación o analizar cifras. Ya que las actividades listadas anteriormente requieren dedicación, se recomienda separar estos espacios en la agenda para ejecutarlas y si en la organización donde trabaja se respeta la agenda, las personas no coordinarán reuniones en estos espacios separados previamente.
Cuando usted tiene la posibilidad de gestionar las sesiones o al menos sugerir los espacios para efectuarlas, tenga en cuenta su disponibilidad de calendario y provea dos o tres opciones a los participantes, con esto se asegura que tiene el control de su agenda y evita que esta sea manejada de acuerdo con las necesidades de terceros.
Hace varios años tenía un proyecto donde tuve la mala práctica de recibir y aceptar una gran cantidad de reuniones cada día, el segundo factor que afectó mi balance vida trabajo en ese momento estuvo relacionado con las notas de la reunión, las cuales enviaba al finalizar el día y en algunos casos demasiado tarde porque entre la reunión de la mañana y la de la tarde habían ocurrido acciones que estaban más avanzadas. Por lo tanto, ahora busco enviar las notas de las sesiones inmediatamente después que estas acaban, con esto evito perder detalles y aseguro que los involucrados estén enterados de sus compromisos.
Un elemento importante en la gestión de sus actividades diarias es conocer su capacidad de trabajo y sus límites, suele ocurrir que se tiene una sobrecarga de trabajo cuando las personas buscan un ascenso o generar visibilidad, en este caso es fundamental entender que no es posible mantenerse a tope durante un periodo prolongado, la salud física y mental estarán siempre en riesgo frente a estas condiciones.
Es necesario tener al confianza con sus clientes y superiores para indicar cuando se recibe más trabajo del posible, cuando las personas están en este nivel, se generan los mayores picos de productividad, la cual está relacionada con el cumplimiento de compromisos y la confianza. Adicionalmente, crear expectativas claras permite generar transparencia y planear las actividades adecuadamente, lo cual beneficia su huella de carrera y apoya el desempeño general de su equipo.
Finalmente, es importante dejar algunos espacios en blanco para que otras personas puedan citar reuniones que no se tienen de manera recurrente, es un acto de respeto validar las agendas de otros antes de citar reuniones así como evitar coordinarlas en horarios poco apropiados, eso sucede cuando los equipos están remotos y trabajan en diferentes franjas horarias, lo cual constituye uno de los elementos de la conciencia cultural.
