Por: Cayo Betancourt – cayobetancourt@gmail.com – @cayobetancourt
La productividad es un factor que nos alcanza cada día; debemos generar más con mayor calidad y con la misma duración. Es una paradoja compleja porque existen factores que afectan nuestros resultados, entre ellos están la falta de foco, las distracciones continuas de nuestro dispositivo móvil y todo el ecosistema de redes que bombardea continuamente nuestra atención. En este contexto existe un factor adicional que afecta la proactividad, al igual que los acumuladores físicos, aquellos que almacenan tipos de cosas y llegan a un punto donde su lugar de habitación se convierte en un espacio imposible de transitar, un acumulador digital es aquella persona que almacena incontables registros, fotografías digitales, enlaces a páginas web, artículos y libros, todos en un espacio que parece infinito, pero en realidad se puede convertir en una pesadilla al momento de buscar un archivo que se requiere inmediatamente.
En este artículo se identifican comportamientos que apuntan hacia un acumulador digital y las posibles estrategias para gestionar de mejor manera sus archivos digitales para un proceso de indexación y búsqueda más efectivo, que permita encontrarlos fácilmente. ¿Ha pensado alguna vez cómo almacena sus registros digitales? En realidad se trata de un proceso constante de registro y memoria respecto a la estructura de carpetas que tiene en su computador. Por ejemplo, si usted inicia con una estructura de carpetas, por elemento, activo o año, es fácil replicar la organización a través de cada una de estas carpetas. Pero, si por el contrario cada vez que recibe un archivo, lo almacena en el primer sitio que encuentra, es posible que indirectamente usted se esté convirtiendo en un acumulador digital, aquella persona que tarda momentos invaluables buscando un archivo en la maraña de documentos que posiblemente almacena en el escritorio de su computador.
Lo más interesante es que muchos acumuladores dicen que en el momento de almacenar un nuevo archivo, no tienen tiempo y que posteriormente lo organizarán adecuadamente. Es una paradoja como el perro que intenta morderse la cola, en realidad alguna vez la cantidad de archivos lo alcanzará y en ese momento será imposible ordenar todos aquellos archivos que ha guardado por años.
Existen herramientas que permiten indexar sus archivos, la sugerencia es manejar una estructura que se adapte a sus necesidades, que pueda memorizarla para llegar a cada uno de sus rincones y si en un caso excepcional, la cantidad de archivos, fotografías o libros crece desmesuradamente, puede buscar una aplicación que le permita manejarlos eficientemente.
Al igual que un librero en el mundo de los libros físicos, un librero digital guarda cuantos documentos llegan a sus manos, copias de libros que por alguna razón llegaron a sus manos, pero posiblemente no tenga una licencia de distribución, creando una cantidad de cumuladores digitales que posiblemente no tendrán tiempo para leer en lo que le queda de vida.
Organización, disciplina y conciencia son elementos fundamentales para mantener un registro organizado de archivos, creando la oportunidad para búsquedas o lecturas efectivas. Finalmente, espero convertirme algún día en un librero, cuando tenga tantos libros, todos ordenados que no podré leerlos en mi vida.
